บริการเช่า Software รายเดือน ไม่ต้องจัดซื้อ Q-Doc Software จัดเก็บเอกสารครบวงจร Q-Doc Enterprise Content Management System Software การจัดเก็บเอกสารและไฟล์ระดับองค์กร (Enterprise Content Management)
เกี่ยวกับ Q-Doc Enterprise Content Management System Software
Q-Doc Enterprise Content Management System Software หรือ ECM นับเป็นเครื่องมือ หรือ ระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ จัดเก็บ ควบคุม และบริหารการจัดเก็บรักษาระยะยาว หรือแม้กระทั่งการทำลาย ในส่วนของ Content ที่เกิดขึ้นในองค์กร ทั้ง Structure และ Unstructured เข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถบริหารจัดการการใช้งาน จัดการการเข้าถึง ของผู้ที่ต้องการใช้งาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และให้เป็นไปตามมาตราฐานหรือข้อกำหนด (Compliance) ต่างๆ ที่ได้มีการประกาศใช้
ประโยชน์และการนำไปใช้ในเชิงธุรกิจ
ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารลดลง
เป็นผลโดยตรงจากการจัดเก็บเฉพาะสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเก็บไว้และการกำจัดทุกสิ่งทุกอย่าง ECM ที่ใช้งานอย่างถูกต้องช่วยลดปริมาณการทำสำเนา หรือเวอร์ชันที่ล้าสมัยหรือล้าสมัย (ทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่งจะนำไปสู่การลดความต้องการในการจัดเก็บข้อมูล พื้นที่เก็บข้อมูลอาจมีราคาถูก แต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการบำรุงรักษาและการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ได้
ต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลง
สามารถทำได้โดยทางอ้อม ผ่านค่าจัดเก็บข้อมูลที่ลดลง สามารถลดต้นทุนการดำเนินงานได้โดยตรงด้วยการใช้ตัวอย่างเช่น การถ่ายภาพและส่วนประกอบของเวิร์กโฟลว์ของโซลูชัน ECM การย้ายเนื้อหารอบ ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์มีราคาถูกกว่าการเคลื่อนย้ายกระดาษผ่านองค์กร
ค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารเก่า e-Discovery ลดลง
เป็นประโยชน์อย่างเห็นได้ชัดของโซลูชัน ECM เนื้อหาที่เก็บน้อยลง
เพิ่มประสิทธิผลโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้อง
ในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้การใช้ Workflow เพื่อทำงานโดยอัตโนมัติเป็นประจำ จะทำให้การใช้เวลาหรือทรัพยากรที่ต้องดำเนินงานนั้น ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้คุณภาพของงานมากขึ้นในขณะที่ใช้เวลาเท่าเดิม
ความสมดุลในชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น
เกิดขึ้นได้เนื่องจากพนักงาน สามารถใช้งาน Content ที่มีในการทำงานร่วมกัน และใช้เวลาน้อยลงในการทำงานล่วงเวลาและใช้เวลากับครอบครัวมากขึ้น
เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
เป็นผลมาจากการได้รับคำตอบที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งหากเราสามารถให้บริการลูกค้า และสามารถแก้ปัญหาของลูกค้าได้ทันที ลูกค้าย่อมมีความสุขและอยู่กับคุณ
การตัดสินใจได้เร็วขึ้น
ทำให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ เป็นความจริงที่เราตัดสินใจอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ด้วยข้อมูลที่พร้อมสำหรับเราในเวลานั้น ECM ช่วยให้ผู้มีสิทธิ์ตัดสินใจได้รับข้อมูลที่ดีขึ้นเร็วขึ้น
ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
จะได้รับโดยการทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาที่คุณต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจของคุณพร้อมใช้งานอยู่เสมอ ECM ที่สร้างขึ้นอย่างถูกต้องและมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องจะนำไปใช้ในการสำรองข้อมูลที่เก็บถาวรการจัดเก็บข้อมูลใกล้และนอกสถานที่และการกู้คืนระบบ
รายละเอียดเชิงลึก Enterprise Content Management หรือ ECM
นับเป็นเครื่องมือ หรือระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ จัดเก็บ ควบคุม และบริหารการจัดเก็บรักษาระยะยาว หรือแม้กระทั่งการทำลาย ในส่วนของ Content ที่เกิดขึ้นในองค์กร ทั้ง Structure และ Unstructured เข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถบริหารจัดการ การใช้งานจัดการการเข้าถึง ของผู้ที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้ ECM ยังช่วยให้มีการแลกเปลี่ยน Content ที่จัดเก็บในระบบ กับ ระบบงาน หรือ Application อื่น ๆ เพื่อให้เกิดขบวนการทำงานแบบลำดับขั้น (Workflow) สามารถพัฒนาให้เป็นระบบงานอย่างเป็นขั้นตอน และยังสามารถตัดสินใจเลือกขั้นตอนเองได้ Business Process Management ทั้งนี้เมื่อมีการจัดการ Content ไว้รวมกันแล้วนั้น ECM ยังมีส่วนการจัดการ Centralize of Content ซึ่งประโยชน์ที่จะได้รับคือ การไม่ซ้ำซ้อนของ Content ในองค์กร และการควบคุมการจัดการรุ่นของ Content หรือ Version Control เพื่อให้รู้ได้ว่า Content นั้นๆ มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรบ้าง และก่อให้เกิดการทำงานร่วมกันหรือ Collaboration ในมุมของการจัดเก็บ Content ระยะยาวนั้น ECM ยังมีช่องทางในการจัดเก็บ Content ระยะยาวได้โดยไม่จำเป็นต้องอ้างอิงถึง Application ต้นทางที่สร้าง Content นั้นก็ได้ ซึ่งยิ่งไปกว่านั้นแล้ว ECM ยังมีความสามารถในการวิเคราะห์ Content ที่ถูกจัดเก็บระยะยาวได้อีกด้วย Archive Content Analytics เพื่อให้เราสามารถวิเคราะห์ Content หรือข้อมูลในอดีตได้ โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพา Application ต้นทาง
การทำงาน ECM นั้นแบ่งขบวนการทำงานของระบบเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้
เป็นการนำ Content หรือ เอกสารที่อยู่ในลักษณะของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปในระบบ หากเอกสารเป็นกระดาษ จะต้องทำการสแกนแล้วบันทึกเป็น เอกสารภาพ หรือ Image Content ในรูปแบบ PDF , TIFF หรือ Image file อื่นๆ แล้วบันทึกเข้าสู่ระบบ นอกจากนั้นแล้วขบวนการนำเข้ายังมีหน้าที่ในการช่วยจัดการ จัดชุดของเอกสารหรือ Content ให้เป็นไปตามโครงสร้างที่ถูกต้อง เช่น ชุดเอกสาร สินเชื่อ จะต้องถูกจัดเรียงตามลำดับคือ ใบสมัครสินเชื่อ สำเนาบัตรประชาชน สำเนาเอกสารทางการเงิน เป็นต้น อีกทั้งยังมีหน้าที่ในการจัดการสร้างคำค้น หรือ indexing Key เพื่อที่จะใช้ในการสืบค้น Content นั้นๆ กลับมาใช้งานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ซึ่งขบวนการ Capture นั้นยังสามารถที่จะอ่านเนื้อหาที่อยู่บน Content แล้วนำสิ่งที่อ่านได้นั้นมาประยุกต์ใช้งานอื่นๆ ต่อไป
Full Text Index หรือ อ่านบางช่วงของ Content มาทำ index หรือส่งต่อเพื่อประมวลผล ด้วยการใช้ Technology OCR หรือ Optical Character Recognition ซึ่งสามารถทำการอ่านแล้วแปลสภาพ (Convert) สิ่งที่อ่านได้ออกมาเป็นตัวอักษร เช่น การใช้ OCR มาช่วยในการอ่าน Bank Statement ที่อยู่ในรูปแบบของ Image File ออกมาเป็นตัวเลข เพื่อสามารถนำตัวเลข Statement นั้นมาทำการประมวลผลต่อ เพื่อขบวนการพิจารณาสินเชื่อ หรือ การใช้ OCR เพื่อนำตัวอักษรที่อ่านได้มาทำ Full Text Search ซึ่ง Technology OCR ปัจจุบัน รองรับในหลายๆ ภาษา รวมถึงภาษาไทยด้วย
เป็นการนำ Content หรือ เอกสารที่อยู่ในลักษณะของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปในระบบ หากเอกสารเป็นกระดาษ จะต้องทำการสแกนแล้วบันทึกเป็น เอกสารภาพ หรือ Image Content ในรูปแบบ PDF , TIFF หรือ Image file อื่นๆ แล้วบันทึกเข้าสู่ระบบ นอกจากนั้นแล้วขบวนการนำเข้ายังมีหน้าที่ในการช่วยจัดการ จัดชุดของเอกสารหรือ Content ให้เป็นไปตามโครงสร้างที่ถูกต้อง เช่น ชุดเอกสาร สินเชื่อ จะต้องถูกจัดเรียงตามลำดับคือ ใบสมัครสินเชื่อ สำเนาบัตรประชาชน สำเนาเอกสารทางการเงิน เป็นต้น อีกทั้งยังมีหน้าที่ในการจัดการสร้างคำค้น หรือ indexing Key เพื่อที่จะใช้ในการสืบค้น Content นั้นๆ กลับมาใช้งานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ซึ่งขบวนการ Capture นั้นยังสามารถที่จะอ่านเนื้อหาที่อยู่บน Content แล้วนำสิ่งที่อ่านได้นั้นมาประยุกต์ใช้งานอื่นๆ ต่อไป
Full Text Index หรือ อ่านบางช่วงของ Content มาทำ index หรือส่งต่อเพื่อประมวลผล ด้วยการใช้ Technology OCR หรือ Optical Character Recognition ซึ่งสามารถทำการอ่านแล้วแปลสภาพ (Convert) สิ่งที่อ่านได้ออกมาเป็นตัวอักษร เช่น การใช้ OCR มาช่วยในการอ่าน Bank Statement ที่อยู่ในรูปแบบของ Image File ออกมาเป็นตัวเลข เพื่อสามารถนำตัวเลข Statement นั้นมาทำการประมวลผลต่อ เพื่อขบวนการพิจารณาสินเชื่อ หรือ การใช้ OCR เพื่อนำตัวอักษรที่อ่านได้มาทำ Full Text Search ซึ่ง Technology OCR ปัจจุบัน รองรับในหลายๆ ภาษา รวมถึงภาษาไทยด้วย
การจัดการ Content
เป็นกระบวนการทำงานกับ Content ที่ผ่านขบวนการ Capture เข้าสู่ระบบ ECM เช่น การกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น การแสดงความเป็นเจ้าของ เวอร์ชั่นเอกสาร อายุขัยของเอกสาร เป็นต้น และปัจจุบันงานเอกสาร หรือ Content จะเกิดขึ้นในเกือบทุกกระบวนการทำงาน ECM จึงได้มีเทคโนโลยีการ จัดการ Content ออกมาเป็น 2 ประเภท ที่สนันสนุนให้เกิดประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานธุรกิจขององค์การ
เทคโนโลยีการบริหารจัดการเอกสาร หรือ Content Management
เป็นขบวนการ การบริหารจัดเก็บข้อมูล เอกสาร หรือ Content โดยผ่านการใช้ข้อมูลทั้งในส่วนที่เป็นข้อมูลเนื้อหาสาระ และส่วนที่เป็นข้อมูลอธิบายเอกสาร ซึ่งการจัดการข้อมูลภาพเอกสาร หรือ Content มีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูลเอกสาร เช่น
นอกจากนี้ ระบบ ECM จะมีอีกหนึ่ง เทคโนโลยีที่สำคัญในการบริหารจัดการเอกสารธุรกิจ คือ การ จัดการการบันทึกเอกสาร (Content Archiving) ที่เกี่ยวข้องกับ นโยบายขององค์การที่ว่าด้วยการกำหนดช่วงอายุของการจัดเก็บข้อมูล ภาพเอกหรือ Content ตามมูลค่าทางธุรกิจและตามกฎหมาย ที่สอดคล้องกับ แต่ละประเภทเอกสารตามหลักการ ILM (Information Life Cycle Management)
เทคโนโลยีบริหารจัดการกระบวนธุรกิจ (Process Management)
เป็นวิธีการและเครื่องมือในการสนับสนุน กระบวนการทำงานธุรกิจบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Electronic Content ที่จะอำนวย ความสะดวกให้เกิดการทำงานบนข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ ส่งผ่านจากขั้นตอนหนึ่งไปอีกขั้นตอนหนึ่งในกระบวนทำงาน ในลักษณะส่งผ่านงานไปยังเจ้าหน้าที่ที่ต้องการด้วยข้อมูลภาพเอกสารที่ถูกต้อง ด้วยเทคโนโลยีนี้จะทำให้การขับเคลื่อนกระบวนทำงานขององค์การมีความราบรื่นมากยิ่งขึ้น และ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงา สามารถติดตามการทำงาน สามารถกำหนดช่วงเวลาในการทำงานของแต่ละขั้นตอนได้ อีกทั้งยังสามารถที่จะ By pass ขั้นตอนการทำงานบางขั้นตอนไปยังเจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่สามารถทำงานแทนได้ บนพื้นฐานการส่งผ่าน ข้อมูลภาพเอกสารที่ถูกต้องในแต่ละขั้นตอนการทำงานในแต่ละงาน Workflow หรือ Business Process Management
การจัดการข้อมูลเอกสาร (Preserve / Archive)
ระบบ ECM กำหนดให้มีการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร Content ในระยะยาวโดยใช้สื่อประเภทต่าง โดยมากจะจัดเก็บใน NAS หรือ SAN หรือ CAD ซึ่งการจัดเก็บเอกสารระยะยาวนั้นจะเป็นไปตามข้อกำหนดต่างๆที่ประกาศใช้กับประเภทของเอกสาร หรือ Content แต่ละประเภทที่ต่างกัน ซึ่งการจัดเก็บระยะยาวนั้น จะต้องสนันสนุนการเรียกคืน หรือ การเรียกกัลบมาใช้งานได้โดยสะดวก และไม่จำเป็นต้องเรียกใช้งานผ่าน Application ต้นฉบับแต่อย่างใดและจะต้องสามารถเรียกคืนออกมาในรูปแบบที่เป็นมาตราฐานสากลด้วย
การใช้งานเอกสาร (Deliver)
เป็นการแปรรูปเอกสารให้มีความปลอดภัยแล้วสามารถนำเอกสารไปใช้งานในรูปแบบต่าง ๆ เช่น แปรรูปเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วทำการเข้ารหัส Public Key Infrastructure: PKI) แล้วส่งให้บุคคลภายนอกองค์กร การเรียกใช้งานผ่านสื่อ หรือ อุปกรณ์ต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารหรือ Content ได้อย่างสะดวกและถูกต้อง
ติดต่อเรา
LINE : @ko.in.th
